Vivimos un mundo digital; las Tecnologías de las Información y la Comunicación han entrado en nuestras vidas y se han incorporado en todos los ámbitos de la sociedad a una velocidad exponencial, que nunca se detiene.
A pesar de ello, la utilización de papel no ha disminuido al mismo ritmo. Quizá porque nos paramos poco a pensarlo, el nivel a que ha llegado el uso de papel, tiene, en todo caso, más desventajas que ventajas; y estas desventajas resultan especialmente relevantes para la empresa, en los usos de sus empleados, en sugestión interna, y en sus procesos de relación con los clientes.
- Restricciones a la movilidad en el trabajo del personal
- Falta de eficiencia en la organización
- Barreras al conocimiento
- Obligación de mantener espacios de almacenamiento para archivo cada vez mayores
- Ineficacia en los procesos.
La enorme importancia de esta cuestión, con graves implicaciones económicas, hace que las empresas de investigación llevan años estudiando con detalle el impacto del uso del papel en la empresa, con resultados increíbles y casi descabellados, que nos permiten sacar conclusiones muy inquietantes:
- La mayor parte de la información de las empresas sólo existe en papel o en archivos digitales sin cifrar y sin copia de seguridad; es información vulnerable a pérdidas y a robos.
- La búsqueda de estos archivos y documentos que se pierden o traspapelan supone una enorme cantidad de tiempo e inseguridad en la gestión diaria de la empresa..
- La presentación, gestión, organización y recuperación de la documentación, tanto en papel como digital de la empresa, indudablemente supone gastos injustificados y tiempos que han de escatimarse a otras tareas más importantes.
Estos son motivos suficientes para que las empresas actuales estén seriamente preocupadas por el impacto real del uso y abuso del papel en sus organizaciones y empeñadas en lograr sistemas más eficientes.
Es el momento de preguntarnos: ¿cuántas facturas tenemos archivadas en papel en nuestra empresa? ¿Cuánto tiempo llevan ahí? ¿Cuánto espacio ocupan dentro de nuestras instalaciones? ¿Cuántas veces y cuántaspersonas acceden a ellas, durante cuánto tiempo y para qué?
Y, ante lo abrumador de estas cuestiones, la facturación electrónica es una respuesta que nos ayuda autilizar nuestros Sistemas de Información de la forma más óptima posible, ahorrando tiempos y recursos y dando respuesta a las demandas de rapidez, seguridad y legalidad del mundo actual.